Архівний сектор

Архівний сектор Вугледарської міської військової адміністрації

Волноваського району Донецької області

Завідувач сектору – Швякова Ольга Андріївна

Час роботи: понеділок - четвер з 7.45 до 17.00 (перерва з 12.00 до 13.00)

п’ятниця з 7.45 до 15.45 (перерва з 12.00 до 13.00).

E-mail: [email protected]

Основними завданнями архівного сектору є:

1) здійснення управління архівною справою і діловодством на території Вугледарської міської територіальної громади;

2) координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі - юридичні особи), що не належать до Національного архівного фонду (далі - трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства;

3) внесення до Національного архівного фонду (далі – НАФ) архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

4) здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

5) виконує функції Трудового архіву згідно з покладеними на нього завдань.

Архівний сектор відповідно до покладених на нього завдань:

1) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) державними архівами, архівними відділами міських рад, архівними секторами;

2) здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;

3) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;

4) складає і за погодженням з Державним архівом Донецької області подає для затвердження в установленому порядку проєкти міських програм, планів розвитку архівної справи, забезпечує їх виконання;

5) забезпечує зберігання, облік і охорону:

документів НАФ на різних носіях інформації, переданих архівному сектору органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території Вугледарської міської територіальної громади;

документів особового походження;

друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

облікових документів і довідкового апарату до них;

6) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до НАФ або вилученням документів з нього;

7) інформує Державний архів Донецької області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів НАФ з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

8) веде облік юридичних і фізичних осіб - джерел формування НАФ та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, які перебувають у зоні комплектування архівного сектору, на підставі затверджених списків;

9) веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за науково-технічним опрацюванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до Трудового архіву;

10) подає на затвердження Державному архіву Донецької області списки джерел формування НАФ, які перебувають у зоні комплектування архівного сектору;

11) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про НАФ та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

12) здійснює моніторинг збереження та науково-технічного опрацювання документів з кадрових питань (особового складу) на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності;

13) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності трудових архівів;

14) веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації Вугледарської міської територіальної громади, подає належні відомості про ці документи Державному архіву Донецької області;

15) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;

16) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Трудового архіву;

17) видає архівні довідки, копії документів, витяги та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї;

18) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.