Регламент роботи виконавчих органів Вугледарської міської ради

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення виконавчого

комітету міської ради

від 18.05.2016 № 143

(із змінами від 20.06.2018 №293)

РЕГЛАМЕНТ

роботи виконавчих органів Вугледарської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Виконавчими органами Вугледарської міської ради є її виконавчий комітет, відділи, управління та інші створювані міською радою відповідно до Конституції України, Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” (далі ЗМС) виконавчі органи для здійснення виконавчих функцій і повноважень місцевого самоврядування (ст. 54 ч. 1 ЗМС), які забезпечують:

- виконання положень Конституції України і Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади;

- законність і правопорядок, додержання прав і свобод громадян, права кожного на доступ до публічної інформації;

- виконання державних, розробку і реалізацію регіональних програм соціально-економічного розвитку, програм розвитку міста;

- підготовку виконання міського бюджету та звітність щодо його реалізації;

- реалізацію делегованих повноважень органів виконавчої влади відповідним органам місцевого самоврядування Законами України.

1.2. Відділи, управління та інші виконавчі органи міської ради є підконтрольними і підзвітними міській раді, яка їх утворила, підпорядкованими її виконавчому комітету, міському голові, а з питань здійснення делегованих їм повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольними відповідним органам виконавчої влади ( ст. 54 ч.2 ЗМС).

1.3. Виконавчі органи міської ради діють на засадах відповідальності перед територіальною громадою і державою, юридичними та фізичними особами за свою діяльність, верховенство права законності, гласності, колегіальності, поєднання місцевих і державних інтересів, правової, організаційної та матеріально-фінансової самостійності в межах повноважень, визначених Законів України та іншими нормативними актами, взаємодії з підрозділами центральних органів виконавчої влади, організацій, установ незалежно від форм власності, громадськими організаціями та політичними партіями (ст. 74 ч. 1 ЗМС).

1.4. Робота виконавчих органів міської ради є відкритою і гласною, за винятком розгляду питань, що є таємною інформацією або належить до Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, і яким надається гриф обмеження доступу «Для службового користування». Висвітлення діяльності виконавчих органів міської ради здійснюється в порядку, передбаченому законодавством.

1.5. Розгляд виконавчими органами міської ради питань, що належать до їх повноважень, проводиться міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету (відповідно до розподілу обов'язків), начальниками відділів та структурних підрозділів, а також консультативними, дорадчими та іншими допоміжними органами, утвореними міською радою та її виконавчим комітетом.

1.6. Дотримання норм даного Регламенту обов'язкове для керівників та працівників відділів, структурних підрозділів виконавчих органів міської ради у частині, що їх стосується.

1.7. Затвердження Регламенту роботи виконавчих органів міської ради, внесення до нього змін і доповнень здійснюється рішенням виконавчого комітету міської ради за поданням керуючого справами виконавчого комітету.

1.8. Виконавчий комітет міської ради є юридичною особою публічного права, має гербову печатку, реєстраційні, особові та інші рахунки загального та спеціального фонду бюджету в органах державного казначейства.

1.9. Діловодство у виконавчих органах міської ради ведеться державною мовою.

2. Структура виконавчих органів міської ради

2.1. Структура виконавчих органів міської ради затверджується міською радою за пропозицією міського голови (ст. 26 ч. 1 п.5 ЗМС).

2.2. До структури виконавчих органів міської ради входять:

- міський голова;

- секретар міської ради;

- керівництво міської ради;

- відділи міської ради;

- структурні підрозділи міської ради.

2.3. Відділи та структурні підрозділи міської ради здійснюють свої повноваження на основі положень, затверджених Вугледарською міською радою (ст. 54 ч. 4 ЗМС).

2.4. Міський голова, секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету координують роботу, а керівники структурних підрозділів та начальники відділів взаємодіють з територіальними підрозділами центральних та обласних органів виконавчої влади, підприємствами, організаціями та установами у вирішенні питань, згідно з розподілом обов'язків та посадовими інструкціями.

2.5. Розподіл обов'язків між секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету здійснюється міським головою та затверджується рішенням виконавчого комітету не пізніше одного місяця з дня визнання його повноважень після виборів. При цьому повинні бути визначені:

- функції і повноваження, закріплені за посадовою особою та їх взаємозаміна;

- відділи та інші структурні підрозділи, діяльність яких координується та контролюється посадовою особою.

3. Планування роботи

3.1. Перспективне й поточне планування роботи виконавчих органів міської ради є одним з основних інструментів організаційного забезпечення реалізації завдань економічного та соціального розвитку міста. Планування роботи здійснюється з метою створення умов для послідовної та узгодженої діяльності відділів та структурних підрозділів міської ради.

3.2. Робота виконавчих органів міської ради здійснюється відповідно до плану основних заходів на рік та квартальних планів, які затверджуються виконавчим комітетом міської ради з урахуванням поточного моменту і ситуації.

3.3. Формування планів роботи виконавчих органів міської ради здійснюється організаційним відділом міської ради за пропозиціями відділів та структурних підрозділів погодженими із першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету (відповідно до розподілу обов’язків).

Планування роботи виконавчих органів міської ради з підготовки проектів регуляторних актів здійснюється з урахуванням статті 7 Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності», з подальшим узагальненням пропозицій відділом економіки, стратегії розвитку та інвестицій міської ради.

3.4. Річні та квартальні плани роботи відділів та структурних підрозділів міської ради повинні передбачати заходи, спрямовані на реалізацію державної, регіональної політики, виконання Конституції України, Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, державних і регіональних програм соціально-економічного розвитку, міських програм, міського бюджету, здійснення інших повноважень наданих державою.

3.5. Річний план роботи передбачає план основних заходів виконавчих органів міської ради в рамках повноважень, а також перелік міжнародних, державних, професійних свят та пам’ятних дат для проведення заходів з їх відзначень.

До 5 грудня начальники відділів та структурних підрозділів міської ради подають до організаційного відділу міської ради пропозиції, погоджені та завізовані секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету (відповідно до розподілу обов’язків) для включення в план роботи виконавчих органів міської ради на наступний рік. Організаційний відділ узагальнює пропозиції та здійснює аналіз питань. Зведений проект річного плану затверджується рішенням виконавчого комітету міської ради. Затверджений річний план доводиться організаційним відділом до відома начальників відділів та структурних підрозділів міської ради.

3.6. Квартальний план роботи виконавчих органів міської ради повинен включати наступні розділи:

- питання для вивчення і внесення на розгляд виконавчого комітету міської ради;

- наради, семінари, навчання;

- організаційна робота та здійснення методичної та практичної допомоги.

- контрольні рішення;

- засідання комісій. Інші заходи.

Порядок підготовки квартального плану роботи виконавчих органів міської ради наступний:

- погоджені та завізовані першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету переліки питань та основних заходів, підготовлені начальниками відділів та структурних підрозділів подаються до організаційного відділу не пізніше 5 числа місяця, що передує кварталу;

- організаційний відділ аналізує, узагальнює плани роботи відділів та структурних підрозділів, готує проект рішення виконавчого комітету про план роботи виконавчих органів міської ради на квартал і виносить його на розгляд та затвердження виконавчого комітету.

3.7. У разі необхідності проводиться коригування планів в такому ж порядку, який встановлений для їх підготовки, погодження та затвердження.

3.8 Контроль за виконанням планів роботи виконавчих органів міської ради, здійснює керуючий справами виконавчого комітету, організаційний відділ, який не рідше одного разу на квартал готує аналітичну довідку з цього питання.

3.9. Інформація щодо виконання плану роботи виконавчих органів міської ради на квартал затверджується рішенням виконавчого комітету та розміщується на офіційному веб-сайті Вугледарської міської ради.

4. Організація кадрової роботи

4.1. Кадрова робота спрямована на комплексне вирішення питання щодо комплектування виконавчих органів міської ради висококваліфікованими фахівцями, здатними професійно виконувати посадові обов’язки на рівні сучасних вимог суспільства.

4.2. Стратегія роботи з кадрами у виконавчих органах міської ради визначається відповідно до державної кадрової політики, вимог чинного законодавства та потреб реформування кадрової роботи.

4.3. У роботі з кадрами виконавчі органи міської ради керуються: Конституцією України, законами України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, “Про засади запобігання та протидію корупції”, іншими законами України, Кодексом законів України про працю України, постановами Верховної ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації, рішеннями Вугледарської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та даним Регламентом. У питаннях організації і застосування методики проведення кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування керуються також відповідними рекомендаціями Держагенства з державної служби України, Мінпраці та Мінюсту.

4.4. Організація кадрової роботи у відділах прямого підпорядкування  здійснюється організаційним відділом міської ради.

Організація кадрової роботи у структурних підрозділах міської ради здійснюється відповідальним працівником структурного підрозділу.

Організація кадрової роботи здійснюється за затвердженим міським головою комплексним планом, у якому визначено заходи з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, а також роботи з кадровим резервом.

4.5. Структура, загальна чисельність виконавчих органів (у разі необхідності) та витрати на їх утримання затверджуються рішенням міської ради за поданням міського голови.

4.6. Штатний розпис на наступний рік переглядається і затверджується міським головою щорічно до 25 грудня. У разі необхідності, у межах затвердженої структури, загальної чисельності працівників і визначених радою коштів на їх утримання, до штатного розпису розпорядженням міського голови протягом календарного року можуть вноситись зміни.

4.7. Прийняття на службу у виконавчі органи ради здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, визначеною законодавством.

Керівники відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою одноосібно, а у випадках, передбачених законом, - за погодженням з відповідними органами виконавчої влади (п.10 ч.3 ст.42, ст.54 ч.3 ЗМС). Прийняття працівників на роботу до виконавчих органів ради на посади, які не віднесені до категорії посадових осіб місцевого самоврядування та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.

4.8. Посадові особи, призначені на посади у виконавчих органах міської ради, представляються міським головою на апаратних нарадах.

4.9. При зарахуванні на службу в органи місцевого самоврядування посадові особи складають Присягу посадових осіб місцевого самоврядування, якщо раніш присягу не складено, підписують її текст, про що робиться запис у трудовій книжці, а також підписують текст попередження про спеціальні обмеження встановлені Законами України “Про державну службу” та “Про боротьбу з корупцією щодо прийняття на державну службу та її проходження (ст.11, 12 Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування»).

4.10. Призначення та звільнення з посад першого заступника міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету здійснюється відповідно до чинного законодавства.

4.11. Особи, які призначаються на посади, віднесені до номенклатури посад працівників, що повинні мати допуск до роботи з таємними документами, можуть бути призначені на ці посади тільки після отримання ними такого допуску.

4.12. На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, в місячний термін після затвердження міською радою структури і чисельності виконавчих органів, розробляється посадова інструкція. Посадова інструкція є документом, який визначає підпорядкованість посадової особи місцевого самоврядування (службовця) органів місцевого самоврядування, його конкретні завдання та обов’язки, права та відповідальність.

Посадові інструкції можуть переглядатися в разі необхідності у зв’язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міської ради або їх окремих структурних підрозділів.

4.13. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади, прізвище, ім’я та по батькові службовця.

Посадові інструкції складаються з п’яти розділів:

- загальні положення;

- завдання, обов’язки та повноваження;

- права;

- відповідальність;

- взаємовідносини (зв'язки) за посадою.

4.13.1. У розділі «Загальні положення» визначаються кваліфікаційні вимоги до службовця, рівень освітньої підготовки та кваліфікації, спеціальність, необхідний стаж роботи за спеціальністю, відповідний стаж служби в органах місцевого самоврядування, інші вимоги. Також зазначається перелік основних законодавчих актів, інших документів, які працівник повинен вміти застосувати під час виконання посадових обов’язків, а також зазначається хто заміщує її на час відсутності у зв'язку з відпусткою, хворобою або з інших причин.

4.13.2. Розділ посадової інструкції «Завдання, обов’язки та повноваження» визначає основну мету діяльності службовця та характеризує зміст його діяльності.

У ньому зазначається:

- відносно самостійна ділянка роботи відповідно до положення про підрозділ, вона може визначатися або тематично, або шляхом виділення групи питань з певних напрямків, або закріплення за працівником переліку об’єктів або, як перелік відносно самостійних питань;

- перелік видів робіт, з яких складаються функції службовця, визначені за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь тощо).

4.13.3. У розділі «Право» визначаються засоби, за допомогою яких службовець має забезпечувати у процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов’язків.

4.13.4. У розділі «Відповідальність» визначаються показники оцінки роботи службовця та межі його персональної відповідальності. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків, етика поведінки та дотримання обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу у виконавчі органи місцевого самоврядування та її проходженням.

4.14.5. У розділі «Взаємовідносини (зв'язки) за посадою» визначається коло посадових осіб виконавчих органів місцевого самоврядування, з якими співпрацює дана посадова особа при виконанні своїх обов’язків і повноважень.

4.15. Кожен службовець ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий підпис.

4.16. Один примірник затверджених посадових інструкцій зберігаються в організаційному відділі, другий - у відділі працівника.

4.17. Трудові книжки ведуться на всіх працівників виконавчих органів міської ради. Трудові книжки зберігаються на рівні документів суворої звітності.

Зберігання та оформлення трудових книжок покладено на відповідального працівника організаційного відділу.

Порядок заповнення трудових книжок та вкладок до них, їх обліку та видачі в разі звільнення регламентує “Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях”.

4.18. Посадові особи щорічно складають Декларації про майно, доходи, витрати і зобов'язання фінансового характеру (далі - Декларації) в порядку, визначеному чинним законодавством. Претенденти на службу в органах місцевого самоврядування складають і подають Декларації разом з заявою про участь у конкурсі. Контроль за своєчасністю та поданням Декларацій здійснюють керуючий справами виконавчого комітету та керівники структурних підрозділів міської ради. Узагальнення, звітність щодо подання посадовими особами Декларацій та зберігання здійснює організаційний відділ міської ради.

4.19. При прийнятті на службу до виконавчих органів міської ради присвоюються ранги в межах відповідної категорії посад. Черговий ранг посадовим особам присвоюється відповідно до займаної посади, рівня професійної кваліфікації, за результатами роботи. Пропозиції щодо присвоєння чергового рангу вносить начальник відділу міської ради за погодженням із заступником міського голови за напрямком діяльності.

4.20. У виконавчих органах ради, їх структурних підрозділах створюється резерв кадрів, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню. З метою набуття практичного досвіду перевірки професійних і ділових якостей осіб з кадрового резерву або посадових осіб місцевого самоврядування, які претендують на зайняття більш високих посад, може проводитися в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах.

4.21. Перевагу для зайняття посади службовця мають особи, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ділову ініціативу, постійно підвищують свій кваліфікаційний рівень. Без конкурсного відбору за рішенням міського голови можуть бути переведені на більш високі посади службовці, які зараховані до кадрового резерву, чи пройшли стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством.

4.22. З метою здійснення регулярного контролю за проходженням служби в органах місцевого самоврядування та професійними досягненнями посадовою особою проводяться в установленому законодавством порядку атестація та щорічна оцінка виконання службовцями покладених на них завдань і обов’язків.

4.23. На кожного працівника, прийнятого на роботу до виконавчих органів міської ради оформляється особова справа, яка зберігається в організаційному відділі.

Особові справи, в т.ч. й архівні особові справи, зберігаються на рівні з секретними документами та видаються тільки з дозволу міського голови. Кожна посадова особа може працювати, брати на ознайомлення власну особову справу. Не допускається винесення особової справи з приміщення організаційного відділу або архіву, категорично забороняється будь-які виправлення записів або вносити до неї нові, вилучати з особової справи документи.

4.24. Преміювання працівників виконавчих органів міської ради здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 09.03.2006 №268 «Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів» (із змінами) та Положення про умови оплати праці та порядок преміювання міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, посадових осіб місцевого самоврядування та інших працівників міської ради, затвердженого рішенням міської ради.

4.25. Структурні підрозділи міської ради щомісячно до 25 числа готують пропозиції на ім'я міського голови щодо преміювання керівників структурних підрозділів міської ради, враховуючи особистий внесок до загальних результатів роботи підрозділу, а також дотримання вимог виконавчої та трудової дисципліни.

Проект розпорядження про преміювання керівників самостійних структурних підрозділів міської ради, їх заступників за місяць готує міське фінансове управління після узагальнення пропозицій щодо преміювання.

(Абзац другий пункту 4.25 в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

4.26. Організаційним відділом здійснюються заходи щодо організації навчання працівників виконавчих органів міської ради.

4.27. Відповідальність за проведення кадрової роботи покладається на міського голову, керуючого справами виконавчого комітету та начальників структурних підрозділів міської ради.

5. Організація роботи з документами та

контролю за їх виконанням

5.1. Організація роботи з документами здійснюється у відповідності з Інструкцією з діловодства у Вугледарській міській раді, її виконкомі, відділах, управліннях та структурних підрозділах, затвердженою розпорядженням міського голови.

5.2. У Вугледарській міській раді підлягають виконанню наступні службові документи: вхідні та внутрішні, якщо вони мають конкретні завдання або які містять питання, що потребують вирішення.

Документи, що надходять до Вугледарської міської ради приймаються загальним відділом і в цей же день направляються міському голові для накладання резолюції.

5.3. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Контроль за виконанням документів, рішень і розпоряджень здійснюють міський голова, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету.

Обов’язковому контролю підлягає виконання:

• Законів України,
• Указів і розпоряджень Президента України,
• постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України,
• постанов Верховної Ради України,
• актів інших органів виконавчої влади вищого рівня,
• доручень Президента України і Кабінету Міністрів України,
• розпоряджень і доручень керівництва облдержадміністрації,
• запитів і звернень народних депутатів України або депутатів міських рад,
• рішень міської ради та її виконавчого комітету,
• розпоряджень і доручень міського голови.

5.4. Безпосередній контроль за виконанням вхідних документів здійснюють: у відділах міської ради - загальний відділ, в структурних підрозділах – посадова особа, яка відповідальна за діловодство та контроль.

Контроль за виконанням рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови покладається на загальний відділ; рішень Вугледарської міської ради - на відділ з питань забезпечення діяльності міської ради; доручень міського голови – на організаційний відділ.

Посадова особа, яка відповідальна за контрольну роботу, доводить до виконавців строки виконання документів, слідкує за своєчасним виконанням документів та доповідає керівнику про стан виконавської дисципліни.

5.5. Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені у документі, резолюції керівника та безпосередньо виконавці. Якщо у виконанні документів бере участь кілька виконавців, відповідальною за організацію виконання є посадова особа, зазначена першою в резолюції керівництва.

5.6. З метою забезпечення своєчасного виконання документа співвиконавці, не пізніше як за три дні до встановленого строку, надають відповідальному працівнику інформацію для узагальнення.

5.7. Контроль за ходом виконання законів, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації, запитів і звернень народних депутатів України або депутатів міських рад, рішень міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень і доручень міського голови, здійснюється відповідно до Порядку здійснення контролю за виконанням документів вищих органів влади, затвердженого рішенням виконавчого комітету міської ради, шляхом:

- аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання документа в цілому або окремих, передбачених ним завдань;

- систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;

- розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на апаратних нарадах при міському голові або його заступників (відповідно до розподілу обов'язків) з виконання встановлених завдань.

5.8. Інформація про стан виконання Законів України, Указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, підписуються міським головою, при відсутності секретарем міської ради або першим заступником міського голови.

5.9. Система проходження та контролю за виконанням документів електронна та журнальна.

5.10. Вхідні, вихідні, розпорядчі документи виконуються в строки, відлік яких ведеться від дати їх надходження до Вугледарської міської ради та згідно з Інструкцією з діловодства.

5.11. Строки виконання вхідних документів можуть бути вказані в самому документі або встановлені актами законодавства:

- Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів з дати реєстрації документа, якщо виконання пов’язане зі значним обсягом аналітичної підготовчої роботи, вивчення стану справ на місцях, інших організаційних заходів. Якщо документи не потребують додаткового вивчення, - не пізніше 15-ти календарних днів від дня отримання.

- Документи з позначкою «Терміново», виконуються протягом 7 робочих днів від дати реєстрації їх у загальному відділі, якщо інше не вказано в документі.

- Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, розглядаються не більше 2-х днів, решта – протягом 10 днів.

- Розпорядження і доручення керівництва облдержадміністрації виконуються у строки, встановлені зазначеними документами. Якщо строк не визначено, виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з моменту підписання керівництвом облдержадміністрації розпорядження чи доручення.

- Депутатський запит – не пізніше як у 15-денний термін з дня його отримання, або інший строк, встановлений згідно з чинним законодавством. Якщо запит з об’єктивних причин не може бути розглянутий у встановлений строк, керівник, до якого направлено запит, зобов’язаний письмово повідомити міського голову та депутата і запропонувати інший строк, який не повинен перевищувати 30 днів після отримання запиту.

- Депутатське звернення – протягом 10-ти з дня отримання. У разі неможливості розгляду депутатського звернення у визначений строк, його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Загальний строк розгляду депутатського звернення не може перевищувати 30 днів з моменту його отримання.

- Листи народних депутатів України та місцевих рад із пропозиціями, заявами та скаргами громадян мають бути розглянуті у 30-денний термін, визначений Законом України «Про звернення громадян», а ті, які не потребують додаткового вивчення, - не пізніше 15-ти днів від дня отримання. Якщо у 30-денний термін вирішити порушені питання неможливо, керівник або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляють депутата.

- Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень та надання відповіді на запит на інформацію — не більше п’яти робочих днів від дня надходження запиту. У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту.

- Адвокатський запит - не пізніше п'яти робочих днів з дня його отримання. У разі коли запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження, про що адвокату письмово повідомляється не пізніше п’яти робочих днів з дня надходження запиту.

- Протягом п'яти днів виконуються документи, строки виконання яких закінчились до або в день їх надходження.

5.12. Коли в процесі виконання документу з’ясувалося, що встановленого строку недостатньо для відповідного рішення, то головний виконавець повинен не пізніше, як за 3 робочих дні до закінчення строку подати міському голові письмове обґрунтування причин продовження строку його виконання.

5.13. Строк виконання документу може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності, - посадової особи, яка її заміщує.

5.14. Якщо документ в установлений строк не виконаний або не витримана форма відповіді, то виконавець особисто подає міському голові доповідну записку з поясненням причин порушення ходу виконання документу.

5.15. Зняття з контролю виконаних документів проводиться на підставі письмового звіту керівника відповідного органу або іншого документа, що підтверджує його виконання, за письмовою згодою міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до розподілу обов'язків), керуючого справами виконавчого комітету.

5.16. Оригінал підсумкової інформації по виконанню контрольного документу після остаточного його виконання передається до загального відділу для формування справи.

5.17. Загальний відділ у межах своїх повноважень:

5.17.1. Забезпечує рух документів у керівництва міської ради, слідкує за їх проходженням у відділах та структурних підрозділах.

5.17.2. Контролює дотримання строків реагування на документи та резолюції керівництва, а також своєчасну здачу звітів та інформацій по виконанню контрольних документів чи доручень.

5.17.3. Щокварталу аналізує і надає звіт про стан виконання контрольних документів у відділах та структурних підрозділах міської ради і вносить пропозиції щодо поліпшення цієї роботи, а також не менше, як двічі на рік готує інформацію про стан виконавської дисципліни.

5.17.4. Відповідає за збереження документів до їх передачі в архів.

6. Порядок роботи з документами, які містять службову інформацію

6.1. Порядок роботи з документами, які містять службову інформацію, у Вугледарській міській раді регламентується Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України.

(Пункт 6.1 із змінами в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

6.2. Перелік службової інформації затверджується розпорядженням міського голови.

(Пункт 6.2 із змінами в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

7. Організація Розгляду звернень громадян та проведення особистого прийому громадян

7.1. Організація роботи із зверненнями громадян здійснюється відповідно до Конституції України, Закону України «Про звернення громадян», актів Президента України та Кабінету Міністрів України.

Організація розгляду письмових звернень громадян та проведення особистого прийому громадян, телефонного зв'язку з населенням «Пряма лінія» з питань, що належать до компетенції Вугледарської міської ради, покладається на загальний відділ та здійснюється згідно з Порядками, затвердженими рішеннями виконавчого комітету міської ради.

Ведення діловодства за зверненнями громадян, контроль за строками їх проходження здійснює загальний відділ відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 №348.

7.2. Працівники загального відділу попередньо розглядають звернення громадян, що надійшли, та направляють їх для вирішення керівництву міської ради та іншим органам відповідно до їх компетенції з установленням конкретних термінів надання інформації про вжиття заходів або надання на розгляд міському голові.

7.3. Порушені у зверненнях громадян питання розглядаються міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до розподілу обов'язків), керуючим справами виконавчого комітету.

Надання письмових роз’яснень, відповідей громадянам (після надходжень інформації від відділів, управлінь, підприємств, організацій, установ, об’єднань громадян) забезпечує посадова особа, яка зазначена в резолюції керівника.

7.4. Особистий прийом громадян, телефонний зв'язок з населенням «Пряма лінія» проводять міський голова, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до розподілу обов'язків), начальники відділів згідно з графіками, які затверджуються розпорядженнями міського голови та оприлюднюються на веб-сайті Вугледарської міської ради.

7.4.1. Попередня бесіда і запис у картку особистого прийому міського голови ведеться головним спеціалістом загального відділу, перший заступник міського голови та заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради здійснюють цю процедуру особисто. На картках даються завдання конкретним виконавцям, відповідно до питань, які порушують заявники.

7.4.2. Контроль за виконанням завдань, даних під час прийому громадян, здійснюється відповідно заступниками міського голови згідно з розподілом обов'язків. Безпосередній контроль за строками виконання завдань, даних під час прийому громадян, здійснюється загальним відділом.

7.4.3. Загальний відділ, щомісячно інформує керуючого справами виконавчого комітету про результати здійснення прийому громадян.

7.5. Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання.

Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, міський голова, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, встановлюють термін, який необхідний для розгляду. При цьому загальний термін вирішення питань не може перевищувати 45 днів від дати реєстрації у загальному відділі.

7.6. Розгляд звернень громадян щодо надання безоплатної первинної правової допомоги, організація особистого прийому таких громадян здійснюється юридичним відділом міської ради відповідно до Закону України «Про безоплатну правову допомогу», затвердженого графіку та згідно з Порядком, затвердженим розпорядженням міського голови.

7.7. Організація роботи щодо взаємодії виконавчих органів міської ради з комунальною установою «Донецький обласний контактний центр» із забезпечення оперативного реагування на звернення, що надходять на урядову телефонну «гарячу лінію», здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 12.08.2009 №898 «Про взаємодію органів виконавчої влади та державної установи «Урядовий контактний центр» та Положення, затвердженого рішенням виконавчого комітету міської ради.

Функції моніторингу та організації розгляду звернень на урядову телефонну «гарячу лінію» покладається на загальний відділ.

7.8. Організація роботи з повідомленнями, що надходять за «Телефоном довіри», здійснюється загальним відділом відповідно до Положення, затвердженого рішенням виконавчого комітету міської ради.

7.9. Загальний відділ щоквартально аналізує роботу з розгляду звернень громадян до Вугледарської міської ради, узагальнює пропозиції, що містяться в них, розробляє рекомендації, спрямовані на усунення причин виникнення обґрунтованих скарг і зауважень громадян, контролює вирішення порушених у них питань та надає відповідні довідки керівництву міської ради.

8. Організація правового забезпечення діяльності

8.1. Правове забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради, а також надання методичної та іншої практичної допомоги з правових питань здійснює юридичний відділ міської ради.

8.2. У своїй діяльності юридичний відділ керується Конституцією та Законами України, а також указами Президента України, актами Кабінету Міністрів України і постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та Законів України, розпорядженнями голови облдержадміністрації, рішеннями Вугледарської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, а також іншими нормативно-правовими актами.

8.3. Основними завданнями юридичного відділу є:

- правове забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради;

- організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування і неухильне додержання вимог актів законодавства відділами та структурними підрозділами міської ради;

- підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань застосування законодавства.

8.4. Юридичний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

- забезпечує відповідність законодавству проектів рішень Вугледарської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови;

- проводить перевірку на відповідність проектів рішень Вугледарської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, готує висновки перевірки у разі їх невідповідності актам законодавства та/або подає пропозиції щодо приведення таких проектів у відповідність з вимогами законодавства;

- визначає, які розпорядчі документи є нормативно-правовими актами і підлягають державній реєстрації;

- надає методичну допомогу посадовим особам Вугледарської міської ради щодо правильного застосування норм законодавства під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов’язків;

- представляє інтереси Вугледарської міської ради та її виконавчих органів у судах та інших державних органах під час розгляду правових питань або спорів;

- виконує інші функції з правового забезпечення діяльності Вугледарської міської ради відповідно до Положення про юридичний відділ, затвердженого рішенням Вугледарської міської ради.

8.5. Начальник юридичного відділу:

- здійснює керівництво роботою юридичного відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;

- бере участь у нарадах і засіданнях, що проводяться у Вугледарській міській раді;

- виконує інші передбачені законодавством функції.

9. КОНСУЛЬТАТИВНІ, ДОРАДЧІ ТА ІНШІ ДОПОМІЖНІ ОРГАНИ виконавчих органів міської ради

9.1 Виконавчі органи міської ради для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій міської ради, підприємств, установ і організацій міста під час виконання відповідних завдань, розроблення проектів рішень Вугледарської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, програм соціально-економічного та культурного розвитку міста, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати допоміжні органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо), які можуть бути постійними або тимчасовими робочими органами.

9.2. Робота допоміжних органів здійснюється згідно з затвердженими положеннями та діючим законодавством.

Положення про відповідний допоміжний орган в обов’язковому порядку повинно містити такі розділи:

- загальні положення – визначається мета створення та коло проблемних питань, які необхідно вирішити за допомогою органу;

- основні завдання – визначаються функції та завдання, покладені на допоміжний орган;

- організація роботи – визначається форма роботи (збори, засідання тощо), періодичність роботи, форма та періодичність звітності комісії перед міської радою, міським головою, виконавчим комітетом;

- права та обов’язки – визначаються шляхи та методи вирішення завдань, а за необхідності – механізм залучення до роботи допоміжного органу кваліфікованих фахівців, визначається розподіл обов’язків між членами допоміжного органу;

- відповідальність – визначається ступінь відповідальності голови допоміжного органу, його заступників, секретаря та членів за неналежне та несвоєчасне виконання функцій та завдань, покладених на допоміжний орган.

9.3. Графік засідань допоміжного органу враховується при складанні та формуванні щоквартального плану роботи виконавчих органів міської ради.

9.4. З моменту створення допоміжного органу його секретар формує робочу справу. У робочій справі мають міститися такі документи:

- копія нормативного документа вищого рівня влади (якщо такий існує), на виконання або з урахуванням якого утворено допоміжний орган;

- копія розпорядчого документу, яким утворено допоміжний орган.

Якщо змінюється склад допоміжного органу, вносяться зміни до положення про нього або допоміжний орган скасовується, робоча справа комплектується відповідними розпорядчими документами.

У процесі діяльності допоміжного органу його робоча справа доукомплектовується такими документами:

- річні графіки засідань допоміжного органу;

- протоколи засідань допоміжного органу;

- звіти про виконання протоколів засідань допоміжного органу;

- звітна інформація про роботу допоміжного органу перед міським головою або перед виконавчим комітетом міської ради.

9.5. До складу допоміжних органів, відповідно до покладених на них завдань включаються міський голова, секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до розподілу обов'язків), керуючий справами виконавчого комітету, посадові особи відділів та структурних підрозділів, а також представники інших органів, не підвідомчих міській раді, суб’єктів підприємницької діяльності, громадських організацій, науковці та інші фахівці за погодженням або згодою.

Персональний склад допоміжних органів погоджується з секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету відповідно до розподілу обов'язків за питаннями, з яких утворюється цей орган, та затверджується актом, яким створюється.

9.6. Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.

9.7. Рішення про скликання засідання робочого органу приймається його головою.

9.8. Порядок денний засідання робочого органу формується секретарем робочого органу.

З питань порядку денного на засідання робочого органу запрошуються керівники державних, місцевих органів виконавчої влади, посадові особи органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, які беруть участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання.

Посадові особи, які беруть участь у засіданні робочого органу, реєструються секретарем робочого органу.

9.9. Засідання робочого органу вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше половини його членів, якщо інше не передбачено положенням.

Засідання робочого органу проводить його голова. У разі коли голова робочого органу не може з поважних причин бути присутнім на засіданні, замість нього головує заступник голови робочого органу або посадова особа, яка забезпечує здійснення повноважень відсутньої особи.

9.10. Рішення робочого органу оформляються протоколом, який веде секретар та затверджує голова робочого органу.

9.11. Рішення робочого органу приймаються шляхом досягнення консенсусу. Прийняті рішення носять рекомендаційний характер. За результатами розгляду, з тих чи інших питань можуть прийматися рішення міської ради та її виконавчого комітету, або розпорядження міського голови.

9.12. Організаційне забезпечення роботи допоміжних органів та контроль за виконанням прийнятих рішень чи рекомендацій покладається на заступника міського голови, відповідального за питання, з якого утворено цей орган, а організація діловодного процесу (формування та ведення робочої справи допоміжного органу, складання і погодження графіку засідань допоміжних органів, ведення протоколів засідань, контроль за виконанням протокольних доручень, які були надані на засіданні допоміжного органу, складання інформаційних звітів про роботу допоміжного органу тощо) – на їх секретарів.

10. Підготовка і проведення нарад, семінарів, інших заходів

10.1. Міський голова, секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету, керівники структурних підрозділів міської ради проводять наради з метою оперативного розгляду і вирішення питань, що належать до їх компетенції, координації роботи виконавчих органів міської ради, територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади, комунальних підприємств та інших підприємств, організацій, установ міста, отримання інформації про поточний стан справ в місті та надання завдань.

10.2. Апаратні наради проводяться при:

- міському голові за участю секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету, начальників відділів та структурних підрозділів міської ради, керівників підприємств, установ та організацій міста щомісяця в сесійній залі Вугледарської міської ради;

- першому заступнику міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами виконавчого комітету з відділами та структурними підрозділами міської ради, керівниками підприємств, установ та організацій міста згідно з розподілом обов'язків - відповідно до щоквартальних планів роботи.

Порядок денний проведення наради затверджує відповідна посадова особа.

10.3. Організаційне і матеріально-технічне забезпечення нарад / семінарів (порядок денний, дата і час проведення, список запрошених осіб, список виступаючих зі звітом або інформацією) покладаються на відділи, структурні підрозділи, які скликають ці наради / семінари (згідно з положеннями) та заступників міського голови згідно з розподілом обов’язків.

Матеріали до наради / семінару готують відповідні структурні підрозділи та відділи, які їх проводять.

10.4. Замовлення на проведення у залі засідання нарад / семінарів та інших заходів відділами, установами та організаціями, подаються до приймальні усно або письмово за підписами керівників не пізніше як за дві доби до їх проведення.

10.5. Дата проведення і порядок денний нарад / семінарів, які проводять заступники міського голови, визначаються ними самостійно і подаються організаційному відділу для включення в плани роботи.

10.6. Ведення протоколу покладається на відділи та структурні підрозділи міської ради, які відповідальні за ці заходи.

Рішення, прийняті на нарадах оформляються протоколами не пізніше ніж у дводенний термін. Протокол наради затверджується головуючим.

10.7. Контроль за виконанням рішень та доручень, прийнятих на нарадах, здійснюється відповідним структурним підрозділом чи відділом за напрямком діяльності.

10.8. Порядок проведення нарад визначається Положенням, затвердженим рішенням виконавчого комітету міської ради.

10.9. Проведення заходів до пам’ятних дат, урочистих подій, зборів представників виконавчої влади та громадських організацій, покладаються на міського голову, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету відповідно до розподілу обов’язків.

11. Порядок підготовки проектів розпоряджень

МІСЬКОГО ГОЛОВИ

11.1. Міський голова на виконання Конституції України, Законів України та інших законодавчих актів, за власною ініціативою в межах власних і делегованих повноважень одноособно видає розпорядження і несе за них відповідальність, згідно з діючим законодавством.

11.2. За змістом розпорядження міського голови поділяються:

- з основної діяльності;

- з кадрових питань (кадрові загальні);

- з кадрових питань (щодо надання відпусток);

- про відрядження.

11.2.1. Проекти розпоряджень міського голови з основної діяльності готуються керівництвом та начальниками виконавчих органів міської ради. Аркуш погодження проектів розпоряджень міського голови з основної діяльності підписуються посадовою особою, яка підготувала документ і погоджуються із заступниками міського голови згідно з розподілом обов’язків, керуючим справами виконавчого комітету, начальником загального відділу, начальником юридичного відділу, начальником організаційного відділу та іншими посадовими особами, яких стосується документ.

(Абзац перший пункту 11.2.1. в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

Проекти розпоряджень, в яких передбачається використання бюджетних коштів обов'язково погоджуються з начальником міського фінансового управління з подальшим розглядом та затвердженням розпорядження міською радою.

Проекти розпоряджень, в яких передбачається використання бюджетних коштів по виконавчого комітету обов'язково погоджуються з головним бухгалтером відділу обліку та звітності.

Строк погодження проекту розпорядження міського голови посадовою особою, визначеною для його опрацювання, – протягом одного робочого дня.

Якщо при погодженні проекту виникають зауваження та пропозиції, посадові особи висловлюють особисту думку письмово та додають її до проекту.

11.2.2. Проекти розпоряджень міського голови підлягають обов’язковій правовій експертизі в юридичному відділі.

Якщо в процесі погодження до проекту розпорядження вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.

11.2.3. Підготовка проектів розпоряджень з кадрових питань регламентується чинним законодавством, інструкціями та іншими нормативними документами і здійснюється посадовими особами організаційного відділу та начальниками виконавчих органів міської ради. Проекти розпоряджень міського голови з кадрових питань візуються посадовою особою, яка підготувала документ, заступниками міського голови згідно з розподілом обов’язків, керуючим справами виконавчого комітету, начальником загального відділу, начальником юридичного відділу, начальником організаційного відділу та іншими посадовими особами, яких стосується документ.

(Пункт 11.2.3. в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

11.2.4. Підготовку розпоряджень про відрядження здійснює організаційний відділ на підставі документів, що засвідчують необхідність участі особи, що відряджається, в переговорах, засіданнях, конференціях, семінарах тощо, або усних розпоряджень міського голови (за письмовою заявою особи, яка відряджається).

11.3. Проекти розпоряджень міського голови готуються відповідно до Положення про розпорядження міського голови, затвердженого розпорядженням міського голови.

У разі внесення до розпорядження міського голови змін, що за обсягом становлять більше половини тексту або істотно впливають на зміст, розпорядження доцільно викласти в новій редакції.

Внесення змін або доповнень можливо робити тільки в основний документ та визнавати такими, що втратили чинність попередні зміни до нього. Крім того, до розпорядження додаються копії документів, до якого вносяться зміни або доповнення.

У разі внесення більше двох змін до розпорядження міського голови, відповідна структурна одиниця або додаток до розпорядження викладається в новій редакції.

Перелік розпоряджень міського голови, які визнаються такими, що втратили чинність, повинні міститись в окремому пункті проекту розпорядження або оформлятися додатком до нього, при цьому розпорядження викладаються в хронологічному порядку.

11.4. Повністю підготовлений та погоджений проект розпорядження міського голови подається на підпис міському голові. Після підписання розпорядження передається до організаційного відділу для реєстрації в окремому журналі.

Розпорядження з основної діяльності, з кадрових питань (кадрові загальні), з кадрових питань (щодо надання відпусток) та з відрядження мають окрему порядкову нумерацію.

(Пункт 11.4. в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

11.5. Датою розпорядження міського голови є дата його підпису. Дата і номер зазначаються у визначеному бланком місці. Нумерація розпоряджень міського голови ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року.

(Пункт 11.5. в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

11.6. Розпорядження міського голови з основної діяльності, що стосуються прав та обов’язків громадян або мають загальний характер, підлягають оприлюдненню протягом п'яти робочих днів від дати підписання на веб-сайті Вугледарської міської ради і набирають чинності з моменту їх оприлюднення, якщо самими актами не встановлено більш пізніший строк набрання чинності.

(Пункт 11.6. в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

11.7. Копії розпоряджень засвідчуються організаційним відділом печаткою «для пакетів» і надсилаються в 5-денний термін заінтересованим виконавчим органам міської ради, підприємствам, установам відповідно до списку розсилки, який складається розробником розпорядження.

(Пункт 11.7. в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

11.8. Оригінали розпоряджень міського голови з додатками підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються в організаційному відділі протягом двох років, після чого передаються на зберігання на п’ять років до архіву Вугледарської міської ради. Відповідальність за оформлення справ покладається на начальника організаційного відділу.

(Пункт 11.8. в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

11.9. Вилучення і видача оригіналів пакету документів зі справ постійного зберігання здійснюється у виняткових випадках тільки за вимогою судово-слідчих органів з попереднього дозволу міського голови.

При цьому у справі залишається точна копія документу, завірена начальником організаційного відділу та акт про необхідність вилучення оригіналу.

11.10. Копії та витяги з розпорядження міського голови для використання в роботі або в інтересах окремих громадян видаються організаційним відділом за письмовим запитом через центр надання адміністративних послуг Вугледарської міської ради.

11.11. Розпорядження міського голови є обов’язковими для виконання посадовими особами, всіма розташованими на відповідній території органами виконавчої влади, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, а також громадянами, які постійно або тимчасово проживають на відповідній території.

12. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ І ПРОВЕДЕННЯ ЗАСІДАНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

12.1. Виконавчий комітет є виконавчим органом Вугледарської міської ради, який утворюється радою на строк її повноважень (ст. 51 ч.1 ЗМС).

Після закінчення терміну повноважень ради, міського голови виконавчий комітет зберігає свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету (ст. 51 ч. 1 ЗМС).

Виконавчий комітет ради є підзвітним і підконтрольним раді, що його утворила, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади (ст. 51 ч. 8 ЗМС).

У своїй діяльності виконавчий комітет керується Конституцією України, Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», іншими законодавчими актами України, даним Регламентом.

12.2. Кількісний склад виконавчого комітету визначається міською радою.

12.3. Персональний склад виконавчого комітету міської ради затверджується міською радою за пропозицією міського голови (ст. 51 ч.2 ЗМС).

12.4. Персональний склад виконавчого комітету міської ради утворюється у складі міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету, а також керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів, інших осіб (ст. 51 ч.3 ЗМС).

До складу виконавчого комітету входить за посадою секретар міської ради (ст. 51 ч.4 ЗМС).

Очолює виконавчий комітет міської ради міський голова (ст. 12 ч. 3, ст. 51 ч.5 ЗМС, ст. 141 Конституції України).

12.5. Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання.

Засідання виконавчого комітету скликаються міським головою, а в разі його відсутності чи неспроможності здійснювати ним цієї функції – секретарем міської ради або першим заступником міського голови (згідно з розподілом обов’язків), за мірою необхідності, але не рідше одного разу на місяць.

Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини загального складу виконавчого комітету (ст. 53 ЗМС).

12.6. Засідання виконавчого комітету проводяться третьої середи кожного місяця. Початок засідань о 09.00 годині.

У випадку необхідності міський голова своїм розпорядженням може скликати позачергове засідання виконкому. Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проектів рішень виконавчого комітету може здійснюватися в день проведення цього засідання.

12.7. Засідання виконавчого комітету проводиться в залі засідань Вугледарської міської ради.

12.8. На засіданні виконкому час для доповіді визначається:

- при розгляді планових питань – до 20 хвилин;

- при розгляді поточних та інших питань – до 10 хвилин;

- для співдоповідей, виступів при обговоренні, заключного слова – до 5 хвилин;

- для довідок, внесення поправок – до 3 хвилин.

12.9. Виконавчий комітет міської ради може розглядати і вирішувати питання, віднесені Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» до відання виконавчих органів ради (ст. 52 ч. 1 ЗМС).

12.10. Організацію підготовки та проведення засідань виконкому міської ради здійснює керуючий справами виконавчого комітету та організаційний відділ.

12.11. Інформування членів виконавчого комітету та запрошених осіб про час, місце та порядок денний засідання виконкому покладається на організаційний відділ.

12.12. Головує на засіданні виконавчого комітету міський голова, а при його відсутності секретар міської ради або перший заступник міського голови (згідно з розподілом обов’язків).

Порядок денний засідання і регламент засідання затверджується виконавчим комітетом на початку засідання.

12.13. На засідання виконавчого комітету можуть бути запрошені прокурор, представники підприємств, установ, організацій. Список осіб, запрошених на засідання виконавчого комітету складається організаційним відділом за пропозицією міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, керівників структурних підрозділів, начальників відділів.

12.14. Проект порядку денного засідання виконавчого комітету складається не пізніше ніж за сім днів до засідання виконавчого комітету організаційним відділом відповідно до наданих проектів рішень виконавчого комітету міської ради.

12.15. Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення. Процес підготовки рішення виконкому включає:

- нормотворчу ініціативу;

- розробку проекту рішення.

Нормотворчу ініціативу у виконкомі мають міський голова, секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету, члени виконкому та інші.

12.16. Питання, за якими проекти рішень не надані в установлений термін, можуть бути включені в проект порядку денного засідання виконавчого комітету тільки з дозволу міського голови.

На вимогу виконавчого комітету керівники розташованих або зареєстрованих на відповідній території підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, зобов’язані прибути на засідання для надання інформації з питань, віднесених до відання виконкому (ст. 73 ч. 2 ЗМС).

Керівники підприємств, установ, організацій мають право приймати участь в обговоренні тільки того питання, на розгляд якого вони запрошуються.

12.17. Місцеві органи виконавчої влади, підприємства, установи та організації, а також громадяни несуть встановлену законом відповідальність перед органами місцевого самоврядування за заподіяну місцевому самоврядуванню шкоду їх діями або бездіяльністю, а також в результаті невиконання рішень органів та посадових осіб місцевого самоврядування, прийнятих у межах наданих їм повноважень (ч.3 ст.73 ЗМС).

12.18. Виконавчий комітет міської ради в межах своїх повноважень приймає рішення. Рішення виконавчого комітету приймаються на його засіданні більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету і підписуються міським головою (ч.6 ст.59 ЗМС).

Остаточна редакція прийнятих рішень здійснюється протягом трьох днів після засідання виконкому (крім рішень, по яких виконком встановив інший термін) міським головою, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету (згідно з розподілом обов'язків), членами виконкому, начальниками відділів та структурних підрозділів міської ради.

12.19. Засідання виконкому оформлюється протоколом протягом 5 днів з дня проведення засідання та оприлюднюється на офіційному веб-сайті Вугледарської міської ради. Технічне оформлення протоколів покладається на організаційний відділ.

До протоколу вносяться доручення міського голови, зауваження та пропозиції, надані під час проведення засідання членами виконавчого комітету та присутніми.

12.20. Протокол засідання виконавчого комітету підписується міським головою, а у випадках, передбачених законодавством України, секретарем міської ради або першим заступником міського голови.

12.21. Копії протоколів засідань виконавчого комітету міської ради надаються організаційним відділом за письмовим запитом через центр надання адміністративних послуг Вугледарської міської ради.

(Пункт 12.21. в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

13. Порядок підготовки проектів Рішень виконавчого комітету

13.1. Рішення виконавчого комітету (далі - Рішення) видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру.

13.2. Підготовку питань, довідок, проектів Рішень, інших матеріалів на розгляд засідання виконавчого комітету здійснюють міський голова, секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету (відповідно до розподілу обов’язків), члени виконавчого комітету, керівники структурних підрозділів, начальники відділів та головні спеціалісти. До підготовки питань можуть залучатися відповідні фахівці та представники громадських організацій.

(Абзац перший пункту 13.2. із змінами в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

Проекти Рішень попередньо вивчаються на відповідність вимогам законодавства, правилам діловодства та візуються в обов’язковому порядку із заступником міського голови відповідно до розподілу обов’язків, начальниками юридичного, загального та організаційного відділів та заінтересованими структурними підрозділами міської ради, в разі необхідності – з іншими заінтересованими органами та організаціями, і передаються до організаційного відділу за сім днів до засідання виконкому для підготовки проекту порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради.

13.3. Проект Рішення повинен містити:

- обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів влади вищого рівня, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва міської ради тощо);

- суть проблеми, причини її виникнення;

- загальна оцінка стану справ;

- посилання на норми чинного законодавства;

- висновки з оцінки стану справ з даного питання;

- джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів;

- інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше;

 - всі необхідні візи та погодження;

- текст коментарію (за потребою);

- план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);

 - якщо в Рішенні вирішується питання про створення та затвердження персонального складу комісії чи робочої групи, до складу яких включені представники інших органів, не підвідомчих міській раді, суб’єктів підприємницької діяльності, громадських організацій, науковці та інші фахівці погоджуються з ними особисто, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами «за згодою або погодженням»;

- кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання;

- інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;

- аналіз наявності будь-яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше розпорядчими документами стосовно даного питання і порядок їх вирішення.

13.4. До проекту Рішення додаються передбачені текстом додатки, всі матеріали, на які є посилання у проекті, перелік організацій, яким необхідно надіслати прийняте рішення, аркуш погодження. Зразок аркушу погодження наведено у додатку 1 до Регламенту.

Додатки до рішення підписує керуючий справами виконавчого комітету, а в разі відсутності – посадова особа, яка заміщує відповідно до схеми взаємозаміни.

13.5. Якщо проект Рішення готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийнятий документ, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність.

У разі внесення до Рішення змін, що за обсягом становлять більше половини тексту або істотно впливають на зміст, Рішення доцільно викласти в новій редакції.

Внесення змін або доповнень можливо робити тільки в основний документ та визнавати такими, що втратили чинність попередні зміни до нього. Крім того, до Рішення додаються копії документів, до якого вносяться зміни або доповнення.

У разі внесення більше двох змін до Рішення, відповідна структурна одиниця або додаток до нього викладається в новій редакції.

Перелік Рішень, які визнаються такими, що втратили чинність, повинні міститись в окремому пункті проекту Рішення або оформлятися додатком до нього, при цьому Рішення викладаються в хронологічному порядку.

13.6. Якщо під час опрацювання проекту Рішення виявлено, що до нього необхідно внести істотні зміни, проект повертається для доопрацювання та повторного погодження.

13.7. Якщо при погодженні проекту Рішення виникають зауваження та пропозиції, посадові особи висловлюють особисту думку письмово та додають її до проекту.

13.8. У разі невідповідності проекту Рішення законодавству юридичний відділ готує висновок відповідно додатку 2 до Регламенту.

13.9. Неврегульовані розбіжності щодо проекту Рішення розглядає керуючий справами виконавчого комітету, який приймає рішення про врахування або відхилення зауважень. При цьому керуючий справами виконавчого комітету може внести на розгляд виконавчого комітету проект Рішення із розбіжностями, з додаванням довідки про такі розбіжності та пропозиціями щодо їх усунення.

У разі внесення проекту рішення з розбіжностями до нього додається протокол розбіжностей, складений згідно з додатком 3 до Регламенту, в якому повинна міститися редакція спірного пункту (норми) проекту, варіант редакції, запропонований зацікавленим відділом, структурним підрозділом (органом, організацією) відхилений або врахований головним розробником частково, мотиви відхилення головним розробником зауважень та пропозицій, а також стисло повідомляється про проведену головним розробником роботу з ліквідації цих розбіжностей та про посадових осіб, які брали у ній участь.

13.10. У разі коли проект рішення внесено з порушенням визначених у цьому Регламенті вимог, юридичний відділ у дводенний термін повертає головному розробникові проект рішення та матеріали до нього із супровідним листом за підписом керуючого справами виконавчого комітету відповідно додатку 4 до Регламенту.

13.11. Проекти Рішень готуються за допомогою комп’ютера у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату та включати всі розділи, передбачені для проектів Рішень цим Регламентом та Інструкцією з діловодства.

13.12. Організаційним відділом приймається повністю підготовлений та погоджений проект Рішення у паперовому та електронному вигляді.

13.13. Реєструються затверджені Рішення у окремому журналі (після підпису міського голови). Датою рішення є дата його прийняття виконавчим комітетом міської ради. Дата і номер зазначаються у визначеному бланком місці. Нумерація Рішень ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року.

(Пункт 13.13. в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

13.14. Копії Рішень засвідчуються організаційним відділом печаткою «для пакетів» і надсилаються в 5-денний термін заінтересованим виконавчим органам міської ради, підприємствам, установам відповідно до списку розсилки, який складається розробником документу, та оприлюднюються на веб-сайті міської ради крім Рішень з обмеженим доступом.

Прийняті Рішення, які мають ознаки документу дозвільного характеру, видаються протягом двох днів після підписання міським головою.

(Пункт 13.14. в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

13.15. Підписані Рішення та додатки підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються в організаційному відділі протягом двох років, після чого передаються на зберігання на п’ять років до архіву Вугледарської міської ради. Відповідальність за оформлення справ покладається на начальника організаційного відділу.

(Пункт 13.15. в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

13.16. Вилучення і видача оригіналів пакету документів зі справ постійного зберігання здійснюється у виняткових випадках тільки за вимогою судово-слідчих органів з попереднього дозволу міського голови.

При цьому у справі залишається точна копія документу, завірена начальником організаційного відділу та акт про необхідність вилучення оригіналу.

(Пункт 13.16. в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

13.17. Копії з Рішень для використання в роботі або в інтересах окремих громадян видаються організаційним відділом за письмовим запитом через центр надання адміністративних послуг Вугледарської міської ради.

13.18. Рішення виконавчого комітету міської ради, прийняті в межах наданих йому повноважень, є обов’язковими для виконання всіма розташованими на відповідній території органами виконавчої влади, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами, а також громадянами, які постійно або тимчасово проживають на відповідній території (ст. 73 ч. 1 ЗМС).

14. Порядок підготовки та прийняття регуляторних актів

14.1. Реалізація державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності здійснюється відповідно до Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності», постанови Кабінету Міністрів України від 11.03.2004 №308 «Про затвердження методик проведення аналізу впливу та відстеження результативності регуляторного акта» (із змінами).

14.2. Згідно з нормами Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності» проекти рішень та розпоряджень міського голови, які, або окремі положення яких, спрямовані на правове регулювання господарських відносин, а також адміністративних відносин між органом місцевого самоврядування та суб’єктами господарювання, до внесення їх на розгляд виконавчого комітету або на затвердження міському голові, оприлюднюються разом з аналізом регуляторного впливу з метою одержання зауважень та пропозицій від фізичних, юридичних осіб, їх об’єднань. Про оприлюднення проекту регуляторного акта з метою одержання зауважень і пропозицій розробник цього проекту повідомляє у спосіб, передбачений Законами України.

Розробник проекту регуляторного акта при підготовці аналізу регуляторного впливу повинен:

- визначити та проаналізувати проблему, яку пропонується розв’язати шляхом державного регулювання господарських відносин, а також оцінити важливість цієї проблеми;

- визначити цілі державного регулювання;

- обґрунтувати можливість досягнення встановлених цілей у разі прийняття запропонованого регуляторного акта;

- обґрунтовано довести, що досягнення запропонованим регуляторним актом встановлених цілей є можливим з найменшими витратами для суб'єктів господарювання, територіальної громади та держави;

- обґрунтувати запропонований строк чинності регуляторного акта;

- визначити показники результативності регуляторного акта;

- визначити заходи, за допомогою яких буде здійснюватися відстеження результативності регуляторного акту в разі його прийняття.

14.3. Повідомлення про оприлюднення проекту регуляторного акта з метою одержання зауважень і пропозицій, проект регуляторного акта та відповідний аналіз регуляторного впливу оприлюднюються шляхом опублікування в друкованих засобах масової інформації розробника цього проекту, а у разі їх відсутності - шляхом розміщення на офіційному веб-сайті.

14.4. Обов'язок щодо оприлюднення проектів регуляторних актів та аналізу регуляторного впливу покладається на розробника проекту.

14.5. Зауваження й пропозиції до оприлюдненого проекту регуляторного акта та відповідного аналізу регуляторного впливу надаються фізичними та юридичними особами, їх об'єднаннями розробникові цього проекту для розгляду в строк від одного до трьох місяців.

14.6. Регуляторний акт не може бути прийнятий, якщо наявна хоча б одна з таких обставин:

- відсутній аналіз регуляторного впливу;

- проект регуляторного акта не був оприлюднений.

14.7. Стосовно кожного регуляторного акта послідовно здійснюються базове, повторне та періодичне відстеження його результативності.

Відстеження результативності регуляторного акта включає:

- виконання заходів з відстеження результативності;

- підготовку та оприлюднення звіту про відстеження результативності.

14.8. Згідно зі ст. 31 Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності» та Положенням про постійні комісії, затвердженого рішенням міської ради від 26.02.2016 №7/2-43, повноваження щодо здійснення державної регуляторної політики у міській раді покладено на постійну комісію з питань регламенту, депутатської етики, правової та регуляторної політики, впровадження реформ, правопорядку, захисту прав громадян, роботі з громадськими об’єднаннями.

Повноваження з питань реалізації державної регуляторної політики у міській раді покладено на відділ економіки, стратегії розвитку та інвестицій відповідно до рішення міської ради.

14.9. Всі проекти рішень виконавчого комітету та проекти рішень міської ради (регуляторні акти) попередньо, перед винесенням їх на розгляд та затвердження виконавчим комітетом, погоджуються з постійною комісією з питань регламенту, депутатської етики, правової та регуляторної політики, впровадження реформ, правопорядку, захисту прав громадян, роботі з громадськими об’єднаннями, постійна комісія після розгляду проекту готує свій висновок.

15. Порядок забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків, користування ними та забезпечення їх зберігання

15.1. Виконавчий комітет міської ради має гербову печатку з ідентифікаційним номером та гербову печатку без ідентифікаційного номера встановленого зразка діаметром 45мм.

15.2. Відповідальними за зберігання і законність користування гербовою печаткою без ідентифікаційного номера є начальник організаційного відділу, з ідентифікаційним номером – головний бухгалтер відділу обліку та звітності.

15.3. Гербовою печаткою виконавчого комітету міської ради засвідчуються підписи міського голови на оригіналах рішень виконкому, розпоряджень міського голови, а також підписи його заступників, керуючого справами виконавчого комітету і вимагають особливого посвідчення дійсності документа, та в інших випадках, передбачених чинним законодавством та згідно з Інструкцією з діловодства.

15.4. Виконавчий комітет міської ради має печатку «Для пакетів», якою засвідчуються копії рішень виконкому, розпоряджень міського голови, та кутові штампи встановленого зразка.

15.5. Персональна відповідальність за дотримання порядку зберігання печаток та штампів, а також законність їх використання покладається розпорядженням міського голови на осіб, в яких вони знаходяться на зберіганні.

15.6. Печатки і штампи зберігаються в сейфах (металевих шафах), що надійно замикаються.

15.7. Виготовлення бланків листів міської ради забезпечується відділом з питань забезпечення діяльності міської ради, бланків листів виконавчого комітету - загальним відділом, бланків листів служби у справах дітей – службою у справах дітей за зразками згідно з Інструкцією з діловодства.

15.8. Бланки листів є бланками суворого обліку і звітності. Номер бланка зазначається у лівій нижній частині його зворотної сторони.

15.9. Копіювання бланків не допускається. У випадках порушення цієї вимоги бланки вважаються недійсними, а виконані на них документи до розгляду, оформлення, реєстрації та надсилання не приймаються.

15.10. Облік, видача, контроль за використанням бланків, знищення погашених бланків здійснюється загальним відділом, службою у справах дітей та відділом з питань забезпечення діяльності міської ради відповідно до Інструкції з діловодства.

15.11. Документи, складені на бланках листів міської ради, підписуються міським головою та секретарем міської ради; документи на бланках листів виконавчого комітету міської ради - міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету; документи на бланках листів служби у справах дітей – начальником служби у справах дітей.

16. Організація звіту міського голови перед територіальною громадою

16.1. Міський голова не рідше одного разу на рік звітує про свою роботу перед територіальною громадою на відкритій зустрічі з громадянами (ст.42 ч.7 ЗМС).

Матеріали до звіту міського голови готують виконавчі органи міської ради за напрямками роботи.

16.2. Організаційний відділ забезпечує підготовку приміщення та організаційну роботу проведення звіту міського голови.

16.3. Організаційний відділ веде, а після зустрічі оформлює протокол звіту міського голови та опубліковує на офіційному веб-сайті міської ради.

17. Відносини з підприємствами, установами, організаціями, об’єднаннями громадян та територіальною громадою

17.1. Відносини виконавчих органів міської ради з підприємствами, установами та організаціями міста, що перебувають у комунальній власності територіальної громади, будуються на засадах їх підпорядкованості, підзвітності та підконтрольності, у межах повноважень, згідно з існуючим законодавством (ст. 17 ЗМС).

Міський голова призначає на посади та звільняє з посад керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності відповідних територіальних громад, крім керівників дошкільних, загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів (п.10 ч.3 ст.42 ЗМС).

17.2. Відносини виконавчих органів міської ради з підприємствами, установами, організаціями, що не належать до комунальної власності територіальної громади, будуються на договірній і податковій основі та на засадах підконтрольності у межах повноважень, наданих органам місцевого самоврядування згідно з існуючим законодавством (ст. 18 ч.1 ЗМС).

17.3. З питань віднесених до відання виконавчих органів, на їх вимогу, підприємства, установи, організації, що не перебувають у комунальній власності територіальної громади, надають відповідну інформацію (ст. 18 ч.2 ЗМС).

17.4. Виконавчі органи міської ради можуть виступати з ініціативою, щодо перевірок, а також організовувати проведення перевірок на підприємствах, установах та організаціях, що не перебувають у комунальній власності з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади (ст. 18 ч.3 ЗМС).

17.5. Посадові особи органів місцевого самоврядування згідно з чинним законодавством України та наданими повноваженнями мають право надавати висновки, витяги, інші документи заінтересованим особам на їх вимогу.

18. Порядок призначення та звільнення керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста

18.1. Призначення на посади керівників, крім керівників дошкільних, загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів, здійснюється міським головою за поданням заступників міського голови згідно з розподілом обов'язків та діючим законодавством.

18.2. Звільнення керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, здійснюється у встановленому законодавством порядку.

18.3. Міський голова приймає остаточне рішення щодо призначення особи на посаду або звільнення з посади.

18.4. Призначення на посади керівників підприємств, які належать до комунальної власності міста, здійснюється міським головою одноособово за поданням заступника міського голови за напрямком діяльності за контрактом.

18.5. Юридичний відділ міської ради спільно з керівником підприємства, з яким укладається контракт, готує документи необхідні для укладення контракту з керівником підприємства, що належать до комунальної власності міста, при призначенні на посаду.

Подання і пакет документів юридичний відділ надає організаційному відділу.

18.6. Організаційний відділ готує проект розпорядження міського голови про призначення на посаду керівника комунального підприємства, організації, установи, який разом з пакетом документів подається на розгляд міському голові.

18.7. Підписаний контракт і пакет документів надається до юридичного відділу для зберігання.

Контроль за термінами дії контракту покладається на юридичний відділ.

19. Робота з об’єднаннями співвласниками багатоквартирного будинку

19.1. Діяльність об’єднань співвласників багатоквартирного будинку регулюється чинним законодавством України.

19.2. Відділом житлово-комунального господарства надається консультативна допомога по створенню об’єднань співвласників багатоквартирного будинку.

(Пункт 19.2. із змінами в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

19.3. Відділом реєстрації міської ради проводиться реєстрація об’єднань співвласників багатоквартирного будинку.

19.4. Об’єднання співвласників багатоквартирного будинку вважається юридичною особою з моменту видачі свідоцтва про державну реєстрацію.

19.5. Згідно з договором про передачу житлового будинку та прибудинкової території на утримання та обслуговування об’єднання співвласників багатоквартирного будинку з комунальним підприємством «Керуюча компанія з житлово-комунальних послуг Вугледарської міської ради» об’єднання співвласників багатоквартирного будинку здійснює паспортний облік мешканців будинку та надає відповідні довідки.

20. Робота з нагородними документами

20.1. Матеріали про нагородження Державними нагородами, Почесними відзнаками Президента України, присвоєння Почесних звань, заохочення відзнаками облдержадміністрації, Грамотою міської ради працівників органів місцевого самоврядування, виконавчих органів влади, підприємств, установ, організацій міста готуються відділом з питань забезпечення діяльності міської ради на підставі клопотань секретаря міської ради, заступників міського голови (згідно з розподілом обов'язків), керуючого справами виконавчого комітету, керівників підприємств, установ, організацій згідно з Положеннями про ці відзнаки.

20.2. Матеріали про відзначення Подякою міського голови працівників органів місцевого самоврядування, органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій міста готуються організаційним відділом міської ради на підставі клопотань секретаря міської ради, заступників міського голови (згідно з розподілом обов'язків), керуючого справами виконавчого комітету, керівників підприємств, установ, організацій згідно з вимогами Положення про Подяку міського голови.

21. Організація забезпечення доступу до публічної інформації

21.1. Забезпечення доступу до публічної інформації, реєстрацію, опрацювання запитів на інформацію, аналізування та звітування про стан роботи із запитами на інформацію, надання консультацій під час оформлення запиту здійснюється загальним відділом міської ради.

В структурних підрозділах міської ради забезпечення доступу до публічної інформації здійснює посадова особа, на яку покладені відповідні обов’язки.

21.2. Організація забезпечення доступу до публічної інформації, розпорядником якої є виконавчі органи міської ради, здійснюється відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» та Порядку забезпечення доступу до публічної інформації, затвердженого рішенням виконавчого комітету міської ради.

21.3. Розміщення публічної інформації на офіційному веб-сайті міської ради здійснюється відділом внутрішньої та інформаційної політики.

21.4. Взаємодію із відділами та структурними підрозділами міської ради за своєчасне надання для оприлюднення проектів рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови, а також затверджених документів здійснює організаційний відділ.

Взаємодію із відділами та структурними підрозділами міської ради за своєчасне надання для оприлюднення проектів та затверджених рішень міської ради здійснює відділ з питань забезпечення діяльності міської ради.

(Абзац другий пункту 21.4. із змінами в редакції рішення виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

21.5. Посадові особи виконавчих органів міської ради надають відповідь на запит на інформацію не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

У разі, якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту. При цьому клопотання про термінове опрацювання має бути обґрунтованим;

У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

21.6. Відповідь розпорядника інформації про те, що інформація може бути одержана запитувачем із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті запиту вважається неправомірною відмовою в наданні інформації.

21.7. Розпорядник інформації, який не володіє запитуваною інформацією, але якому за статусом або характером діяльності відомо або має бути відомо, хто нею володіє, зобов’язаний направити цей запит належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним розпорядником.

21.8. Рішення, дії чи бездіяльність розпорядників інформації можуть бути оскаржені до керівника розпорядника, вищого органу або суду.

21.9. Розпорядники інформації:

1) здійснюють аудит публічної інформації;

2) надають та оприлюднюють достовірну, точну та повну інформацію, перевіряють правильність та об’єктивність наданої інформації та оновлюють оприлюднену інформацію (п. 6 ч. І ст. 14 Закону України «Про доступ до публічної інформації»);

3) затверджують перелік наборів даних, що підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних (у машинописному форматі), оприлюднюють і регулярно оновлюють її на єдиному державному веб-порталі відкритих даних та на власних веб-сайтах (ст. 10¹ Закону України «Про доступ до публічної інформації»);

4) затверджують систему обліку публічної інформації та систематично ведуть облік документів, що знаходяться в їхньому володінні (ст. 18 Закону України «Про доступ до публічної інформації»).

(Главу 21 доповнено новим пунктом 21.9. згідно з рішенням виконавчого комітету міської ради від 20.06.2018 №293)

22. Порядок оформлення відряджень і надання відпусток

22.1. Організація роботи щодо відрядження працівників здійснюється організаційним відділом відповідно до планів роботи виконавчих органів міської ради, а також згідно з документами органів державної виконавчої влади, особистими заявами посадових осіб за погодженням із заступниками керівника (згідно з розподілом обов’язків), інші підстави.

22.2. Після повернення з відрядження посадові особи до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем у якому завершується відрядження, надають звіт до відділу обліку та звітності щодо фінансових витрат згідно з відрядженням та перед своїм безпосереднім керівником письмово або усно про участь у заходах.

22.3. На основі відповідних документів працівникам в установленому порядку відшкодовуються витрати, пов’язані з перебуванням у відряджені згідно з діючим законодавством.

22.4. Щорічно до 15 грудня начальники відділів, керівники структурних підрозділів міської ради складають графіки відпусток працівників на наступний рік і подають їх до організаційного відділу для узагальнення. Зведений графік відпусток затверджує міський голова.

22.5. Заяви про надання чергових відпусток керівникам структурних підрозділів, працівникам міської ради погоджуються з заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету та організаційним відділом і подаються на ім’я міського голови не пізніше як за 14 днів до початку відпустки.

22.6. Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками здійснює організаційний відділ.

23. Організація використання робочого часу

23.1. Початок роботи виконавчих органів міської ради о 7⁴⁵ год., закінчення о 17⁰⁰ год. (в п’ятницю о 15⁴⁵ год.), обідня перерва з 12⁰⁰ год. до 13⁰⁰ год. (постанова Кабінету Міністрів України від 10.12.93 №1010).

23.2. Організаційним відділом ведеться щоденний табель робочого часу посадових осіб та службовців відділів міської ради.

23.3. Відлучення у службових справах працівники відділів міської ради попередньо погоджують із міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету (згідно з розподілом обов’язків) з обов’язковим повідомленням про місце і термін. У разі відрядження працівника, організаційним відділом готується розпорядження міського голови.

23.4. Притягнення до роботи, в зв’язку з виробничою необхідністю, у святкові та неробочі дні здійснюється за розпорядженням міського голови. За роботу у святкові і неробочі дні, за бажанням працівника, може бути наданий за його заявою інший день відпочинку згідно з діючим законодавством, або  провадиться оплата згідно зі ст. 107 «Кодексу законів про працю України».

24. Матеріально-технічне забезпечення діяльності

24.1. Матеріально-технічне забезпечення відділів міської ради проводиться відділом обліку та звітності згідно з кошторисними призначеннями на відповідний рік.

24.2. Відділ обліку та звітності здійснює придбання меблів, обладнання, оргтехніки, забезпечення працівників канцелярським приладдям, папером, тощо.

24.3. Заяви на матеріально-технічне забезпечення подаються головному бухгалтеру відділу обліку та звітності для узагальнення за погодженням з міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету (згідно з розподілом обов’язків).

24.4. Транспортне обслуговування забезпечується за погодженням з міським головою та першим заступником міського голови, за якими закріплені автомобілі.

24.5. Майно, що знаходиться у робочому кабінеті, закріплюється за начальником відділу. Начальник відділу несе особисту відповідальність за збереження і правильне використання майна.

25. Вчинення нотаріальних дій (ст. 245, 246 Цивільного кодексу України)

25.1. Посадові особи Вугледарської міської ради, в межах наданих їм повноважень, мають право посвідчувати копії документів, які створюються або приймаються Вугледарською міською радою та її виконавчим комітетом.

26. Порядок підготовки, реєстрації, ПОгодження та зберігання договорів

26.1. Договори готуються та перевіряються начальником юридичного відділу, перевіряються та погоджуються відділом обліку та звітності і реєструються в юридичному відділі:

• колективні договори перевіряє та реєструє робоча група з реєстрації колективних договорів;
• контракти з керівниками комунальних підприємств міста перевіряються, реєструються та зберігаються в юридичному відділі;
• трудові договори складаються і перевіряються в юридичному відділі, зберігаються по 1 екземпляру у відділі обліку та звітності та організаційному відділі.

Керуючий справами

виконавчого комітету                                                              І.В.Пономаренко

Регламент роботи виконавчих органів Вугледарської міської ради підготовлено загальним відділом

Начальник загального відділу                                            Н.О.Харкавлюк

Додаток 1

до Регламенту

роботи виконавчих органів Вугледарської міської ради

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

проекту рішення виконавчого комітету міської ради

Назва рішення

Підготував:

Посада                                                   _____________ ім’я, по батькові, прізвище

Погоджено:

Заступник міського голови

(згідно з розподілом обов'язків)          _____________ ім’я, по батькові, прізвище

Керуючий справами

виконавчого комітету                          _____________ ім’я, по батькові, прізвище

Начальник організаційного відділу   _____________ ім’я, по батькові, прізвище

Начальник загального відділу            _____________ ім’я, по батькові, прізвище

Начальник юридичного відділу          _____________ ім’я, по батькові, прізвище

Довести до відома:

Додаток 2

до Регламенту

роботи виконавчих органів Вугледарської міської ради

ВИСНОВОК

юридичного відділу

до проекту рішення виконавчого комітету міської ради

_________________________________________________________________

(назва рішення)

Проект рішення виконавчого комітету міської ради розроблено _________________________________________________________________

(найменування головного розробнику проекту рішення)

1. У разі коли за результатами перевірки виявлені невідповідності:

- Конституції України, законодавчим актам, актам Президента України, Кабінету Міністрів України та інших органів виконавчої влади вищого рівня, рішенням Конституційного Суду України, нормативно-правовим актам, що мають таку ж юридичну силу, - викладається їх суть із значенням абзаців, підпунктів і пунктів проекту з посиланням на відповідні норми нормативно-правових актів та рішення Конституційного Суду України, яким суперечить поданий проект;

- вимогам підготовки рішення - зазначаються недоліки, у тому числі логічні та змістові, конкретні пропозиції щодо їх усунення.

2. Надається узагальнений висновок та пропозиції щодо проекту в цілому.

Оцінюється правова доцільність прийняття та обґрунтованість проекту, правильності правового регулювання питання, порушеного у ньому.

Начальник юридичного відділу    ______________               ______________

                                                                            (підпис)                              (ім’я та прізвище)

“____” _________________ 20__.

Додаток 3

до Регламенту

роботи виконавчих органів Вугледарської міської ради

ПРОТОКОЛ РОЗБІЖНОСТЕЙ

за проектом рішення виконавчого комітету міської ради

________________________________________________________________________________

(назва рішення)

Робота з урегулювання розбіжностей ______________________________________

                                 (стислий зміст вжитих головним

________________________________________________________________________________

розробником заходів, спрямованих на пошук взаємоприйнятих рішень, урегулювання

________________________________________________________________________________

спірних позицій, де, коли і за участю яких керівників велися переговори, консультації тощо)

________________________________________________________________________________

Неврегульовані розбіжності

_______________________      ________________________     ___________________________

(посада керівника                                      (підпис)                              (ім’я та прізвище)   

головного розробника)

“____” ____________________ 20__ р.

Додаток 4

до Регламенту

роботи виконавчих органів Вугледарської міської ради

Зразок супровідного листа

Найменування головного розробника

Відповідно до розділу 13 Регламенту роботи виконавчих органів Вугледарської міської ради, затвердженого рішенням виконавчого комітету міської ради від __.__.20__ року №___, повертається проект рішення виконавчого комітету _______(назва)____________ для приведення його у відповідність з вимогами зазначеного Регламенту.

Додаток: проект рішення виконавчого комітету та матеріали до нього на __арк.

Керуючий справами

виконавчого комітету           ____________________            _____________________

                                                                        (підпис)                              (ім’я та прізвище)